Personvernerklæring for Høyjord Ungdomslag
Denne personvernerklæringen gjør rede for vår håndtering av personopplysninger som samles
inn for å utøve våre tjenester overfor medlemmer og andre vi jobber med.
Behandlingsansvarlig i organisasjonen er styreleder, om ikke oppgaver er delegert. Henvendelser
for innsyn, retting eller sletting av personopplysninger kan gjøres til post@hul.no
Medlemskap
Fra våre medlemmer innhenter vi navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-post adresse.
Disse opplysningene er grunnlag for å rapportere på antall medlemmer for å motta tilskudd til
drift av organisasjonen. I tillegg trenger vi kontaktinformasjon på medlemmer for å kunne gi et
tilstrekkelig tilbud og informasjon knyttet til medlemskapet. Når man melder seg inn i
organisasjonen samtykker man til hvert enkelt område man tillater at organisasjonen bruker
personopplysninger til, eksempelvis medlemsblad, nyhetsbrev, invitasjon til arrangementer mm.
Høyjord Ungdomslag er et lokallag av landsorganisasjonen Frilynt Norge (Frilynt), og som medlem
hos oss er du derfor samtidig medlem av Frilynt. Frilynts personvernerklæring er tilgjengelig på
www.frilynt.no
Høyjord Ungdomslag benytter StyreWeb som elektronisk medlemsregister.
Systemet drives av Effektus AS. Registeret inneholder navn, adresse og fødselsår på alle
medlemmer og i tillegg informasjon om medlemskontingenten er betalt. Opplysningene er
nødvendige for medlemskapet og kan også, etter særlovgivning fra Fordelingsutvalget i Barne- og
likestillingsdepartementet (BLD), oppbevares i fem (5) år uavhengig av om personen ønsker å
slettes fra vårt system.
Effektus AS og Høyjord Ungdomslag har inngått en databehandleravtale der Effektus plikter å
behandle personopplysninger i tråd med Personopplysningsloven og -forskriften. Du kan finne
Høyjord Ungdomslags databehandleravtale med Styreweb/Effektus AS ved å logge deg på
systemet, gå inn på «Administrasjon» og deretter «Sentral informasjon».
E-post
Du kan sende e-post til oss, men husk at alle virksomheter er sårbare for datatyveri. Du bør
derfor ikke sende sensitivt innhold per e-post. Om vi mottar en slik e-post, behandler vi e-posten
i henhold til innhold og sletter den straks.
Nyhetsbrev
Som medlem hos oss kan du melde deg på som mottaker av vårt nyhetsbrev. For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev må du registrere din e-post adresse hos oss. Denne lagres i en egen database, deles ikke med andre og e-post adressen slettes når den ikke lengre er i bruk.
Bruk av informasjonskapsler (cookies)
Nettstedet vårt bruker informasjonskapsler for å kartlegge besøkende og deres bruk. Dette gjør vi
for å tilpasse og gjøre nettstedet vårt mest mulig relevant for våre besøkende.
Informasjonskapslene inneholder ikke personopplysninger. Du kan selv forhindre at
informasjonskapsler blir lagret på datamaskinen din ved å endre innstillinger i nettleseren.
Påmelding kurs og arrangementer
Via vår nettside og nyhetsbrev er det mulig å melde seg på kurs og andre arrangementer.
I tilknytning til dette samler vi informasjon som navn og kontaktopplysninger i tillegg til allergier
og behov for tilretteleggelse. Disse personopplysningene blir ikke brukt til andre formål enn å
administrere arrangementet. Personopplysningene vil slettes etter endt arrangement.
Intern gjennomgang og registrering av avvik
Intern gjennomgang og registrering av avvik Alle personopplysninger håndteres i all hovedsak elektronisk i Høyjord Ungdomslag. Datainnbrudd anses derfor som den største risikoen. Slike innbrudd vil bli meldt til Datatilsynet, eventuelt også meldes som en politisak. Rutinene for behandling av personopplysninger i Høyjord Ungdomslag skal gjennomgås årlig og eventuelle avvik registreres. Opplysninger som kan slettes, skal slettes ved årlig gjennomgang. Ved den årlige gjennomgangen skal også Høyjord Ungdomslags personvernerklæring revideres.
Denne personvernerklæringen er senest revidert 13. mai 2024
